A Gestão Documental é essencial ao bom desempenho de uma empresa e um reflexo da sua organização interna. A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos do exterior como internos, potenciam a perda de documentos, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos de informação.
A solução de Gestão Documental da AMBISIG, o egov.WEBDOC permite a organização e utilização da informação de forma eficiente e produtiva, incentiva e desperta o sentido de colaboração e partilha de ideias e de projetos, ainda que as equipas de trabalho estejam dispersas geograficamente. O sistema agiliza todos os processos que estão dependentes de papel, apoia a gestão e o arquivo de documentos, permite efetuar a reestruturação e desmaterialização dos processos, bem como a partilha, a pesquisa e o acesso mais célere à informação, aumentando assim a melhoria da eficácia dos serviços.
A AMBISIG possui elementos dedicados à análise e apresentação de soluções para que cumpram as normas de user experience de uma aplicação WEB, tendendo à apresentação da informação de forma intuitiva. Nesse sentido, esta equipa estará envolvida na apresentação de uma solução com design gráfico atrativo, de fácil utilização, auxiliado por uma navegação simples.
A aplicação adapta-se automaticamente à dimensão do ecrã do dispositivo, seja PC, tablet ou smartphone sem ser necessário a instalação de qualquer software adicional.
Com recurso a certificados digitais qualificados, nomeadamente Cartão de Cidadão e Ceger ou através da Chave Móvel Digital. Permite a assinatura de documentos em bloco.
Acesso a documentos condicionado à classificação dos documentos e níveis de segurança do utilizador.
Utilização de um plano de classificação e arquivo que observa as normas inscritas no MoReq, a MEF e a Lista Consolidada aprovada pela DGLAB.
Implementação de acordo com as Normas sobre Fatura Eletrónica da eSPap, nomeadamente a norma técnica CIUS-PT.
Gestão de alertas para o utilizador definidos em função de regras de tratamento de documentos.
Permite delegar tarefas entre utilizadores, de forma a gerir periodos de ausência, evitando que o tratamento dos documentos se prolongue no tempo.
Criação rápida de documentos com base em formulários ou templates disponibilizados para preenchimento pelo utilizador.
Possibilidade de desenho de workflows ou da importação dos mesmos para a aplicação seguindo a notação BPM.
Criação de documentos através da captura de conteúdo por digitalização. Importação automática de e-mails ou a partir de aplicações MS Office diretamente para o Webdoc.
Criação e gestão de reuniões. Mantém todas as formalidades de uma reunião tradicional, tal como a lista de assuntos levados a reunião, aprovações e atas de reunião, entre outros.
