A SPMS necessitava da implementação de uma solução informática de gestão documental que permitisse gerir os diversos tipos de documentos recebidos, gerados, que circulam e são expedidos pela SPMS, de forma autónoma ou associados a processos.
Esta solução suporta a digitalização e classificação de documentos recebidos, produzidos e enviados pela SPMS. Assim como, o registo do encaminhamento dos documentos, possbilitando o conhecimento, em tempo real, da situação dos mesmos e a sua localização dentro da SPMS.
Com a solução de gestão documental da AMBISIG, a SPMS obtém uma estruturação e classificação dos documentos, fazendo uso de um classificador hierárquico parametrizável. A SPMS ficou dotada de uma ferramenta que dispõe de assinatura digital de grupos de documentos, o que garante uma maior confiança aquando do envio/recebimento de um documento. A solução permite também que a SPMS disponha de um sistema de gestão da localização física de documentos, permitindo a identificação unívoca dos documentos, a associação de informação sobre a sua localização física atual e o histórico da sua circulação física.
Toda esta solução está disponível para os colaboradores da SPMS através de PC, smartphone ou tablet.
